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Paramétrer le moteur de réservations appyourself

Le moteur de réservation permet aux internautes et à vous-même de réserver un de vos services à une heure précise en fonction des disponibilités de vos équipes et de vos ressources.

Le moteur de réservation appyourself est divisé en 2 parties que vous retrouverez dans les menus de gauche de l'interface.

 

  • Le Planning permet de gérer :
    - les personnes (masseuse 1, 2 ..)
    - les ressources (salle 1, salle 2, équipement spécifique 1, 2 ..)

 

  • Le Commander permet de gérer les « 4P » :
    - produits (catégories et articles)
    - prix
    - canaux de distribution (site, application mobile ..)
    - promotions (fonctionnalité à venir en 2018)

 

Pour configurer votre moteur de réservations, commencez par configurer le Planning et ensuite le Commander.

 

1. CONFIGURATION DU PLANNING

Cliquez sur le menu "Planning > Configuration", et allez dans l'onglet "Ressources" pour "ajouter" vos ressources.

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Ensuite, allez dans l'onglet "Personnes" pour ajouter les membres de votre équipe.

Vous êtes libre de mettre leur prénom, ou nom, ou des libellés plus neutres comme "agent 1", "masseuse 1".
Attention, les libellés seront visibles par vos futurs clients ! 

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Vous pourrez alors aller dans l'onglet "Indisponibilités" pour gérer les absences / vacances de votre équipe.

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Cliquez sur "ajouter" pour déclarer une nouvelle indisponibilité. Vous pouvez également supprimer une indisponibilité existante.

Dernière étape concernant la partie "Planning" : allez dans l'onglet "Horaires d'ouvertures" pour indiquer les horaires où vos clients pourront réserver vos services.

Vous pouvez indiquer ici les jours et horaires où vous êtes ouvert. Plus bas sur l'écran, vous pourrez également indiquer les jours et horaires de votre équipe. Par exemple si Julien ne travaille pas le mardi alors que vous êtes ouvert, vous pourrez le signaler. Les internautes ne pourront alors pas réserver de services avec Julien le mardi.

N'oubliez pas d'enregistrer vos horaires d'ouverture ;)

Une fois que vous avez fini la configuration de la partie Planning, vous pouvez passer au Commander.

 

2. CONFIGURATION DU COMMANDER

Cliquez sur le menu "Commander > Configuration", et allez dans l'onglet "Catégories" pour "ajouter" vos catégories. On parle ici des catégories de services que vous allez proposer à vos clients via le moteur de réservation.

Exemple pour un coiffeur, cela pourrait être "coiffures hommes", "coiffures femmes", "coiffures enfants". Ces catégories apparaitront comme choix principaux sur votre moteur de réservation. Il est donc important de bien choisir leur intitulés.

 

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Allez ensuite dans l'onglet canaux et sélectionnez les sites et/ou applications sur lesquels vous envisagez de vendre vos services.
Attention, vos sites et/ou applications doivent donc être commencés avant de configurer le Commander.

 

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Quand vous cliquez sur "ajouter", vous pourrez lier un site et/ou application existant(e) parmi la liste proposée. Ces informations ne sont pas visibles par l'utilisateur, vous pouvez donc nommer l'ID et établissement comme vous le souhaitez - cela vous permettra de savoir de quelle site et/ou application il s'agit plus facilement.

 

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Une fois que vous avez rempli la partie configuration, vous allez pouvoir composer votre "catalogue" et vos "offres". il est important de bien faire la différence entre les 2 à ce stade.

Si vous êtes un salon de coiffure, et que vous proposez une offre "coupe + soins" à 65€. Vous allez crée 2 articles : un article "coupe" à 50€ et un article "soins" à 15€.

Ces 2 articles ensemble vont composer votre offre à 65€, mais vous pourrez les proposer également dans d'autres offres : "shampoing + soins + coupe", "shampoing + coupe", "coupe + brushing", etc ..

Idem si vous êtes un centre de soin, vous pouvez créer des articles pour composer ensuite vos offres. 

 

2.1 Ajouter un article au catalogue

Pour faire cela, retournez dans le menu "Commander" sur la gauche et sélectionnez le sous-menu "catalogue".

Cliquez sur le bouton "ajouter"

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Remplissez les champs :

  • le nom de votre article (ici "coupe")
  • le service code (ici "coiffure")
  • le prix unitaire (ici "50€")
  • la durée qui peut être en heures et/ou minutes (ici "1h")

 

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Continuez à remplis les champs suivant qui concernent les personnes et ressources permettant la réalisation de ce service :

  • les personnes dédiés à ce service (ici les 3 personnes de mon équipe sont capables et doivent réaliser les coupes de cheveux. Si mon article était "coloration", je n'aurais sélectionné que Romuald qui est vraiment le spécialiste des colorations).
  • le nombre de personne nécessaire pour réaliser la prestation (ici "1" mais si mon service avait été un "massage à 4 mains", il m'aurait fallut au minimum 2 personnes afin d'avoir les 4 mains ;) )
  • les ressources (ici les sièges 1 et 3. Les 2 autres étant réservés aux permanentes et colorations)
  • le nombre de ressources nécessaire (ici 1, car je n'ai besoin que d'un seul siège)

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Sur chaque article, vous pouvez indiquer si celui-ci est disponible aux jours et horaires d'ouverture renseignés, ou bien si il y a des différences, et donc des indisponibilités.

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Si vous décochez par exemple le "mercredi", votre article ne pourra pas être commandé ce jour là.
L'objectif est de permettre au client de réserver un service disponible à la bonne date. 

2.2 Ajouter une offre au catalogue

Voici la dernière étape pour paramétrer votre moteur de réservation : la création des offres.

Comme nous l'avons indiqué plus haut, les offres vont être présentes sur votre moteur de réservation contrairement aux articles. Ce sont les offres que vos clients pourront réserver.

Vous allez donc maintenant devoir indiquer de quel(s) articles(s) sont composés vos offres et à quel catégorie de services ils appartiennent ainsi que sur quel site/application vous souhaitez les proposer.

Allez dans le menu "Commander > Offres" et cliquez sur le bouton "ajouter"

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  • Indiquez le nom de votre offre dans le champs "titre", son service code parmi ceux proposé (si vous ne trouvez pas votre bonheur, n'hésitez pas à nous contacter).
  • Remplissez la catégorie (parmi celles que vous avez crée dans la configuration du Commander).
  • Sélectionnez sur quel site et/ou application vous souhaitez proposer votre offre.
  • Ajoutez un ou plusieurs articles à votre offre (en tapant les premières lettres dans le champs, une liste d'articles que vous avez crée vous sera proposée)
  • Enregistrez

Votre offre sera alors proposée avec un prix égal à la somme de vos articles. Créez toutes vos offres et votre moteur de réservation sera prêt !

Vous n'avez plus qu'à ajouter votre bloc moteur de réservation sur votre site et/ou si vous préférez lier les catégories de vos offres aux menus de votre site !

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Une fois sur le site, vos internautes et clients pourront sélectionner la catégorie qui les intéresse, choisir  l'offre de leur choix, et réserver à la date et créneau horaire qui leur convient.

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Vous serez notifié par email + via les alertes sur votre toolbox et toolbox mobile des réservations (n'hésitez pas à télécharger nos applications apple et android pour recevoir vos notifications en direct).

Vous pourrez également les retrouver et avoir une vision d'ensemble dans les agendas présents via le menu "Planning".

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